窩的家集團
我們是誰
窩的家集團做房地產相關服務：租房子、買賣房子、管房子、設計裝修房子。
設計、裝修
人員組成
| 部門 | 人數 | 說明 |
|---|---|---|
| 經營階層 | 2 人 | 執行長兼店長、副店長 |
| 管理部 | 2 人 | 特助 1 人、秘書 1 人（全公司僅此 2 位內勤） |
| 租賃部 | 20 人 | 承攬 16 人 + 兼職 4 人 |
| 設計部 | 2 人 | 設計總監 1 人、設計師 1 人 |
| 4 月新增 | +4 人 | 租賃部 2 人 + 買賣部 2 人 |
現有 26 人 + 4 月新增 4 人 = 30 人。全公司僅 2 位內勤需管理所有行政、財務、系統與跨部門協調，這也是為什麼需要數位系統輔助。
集團組織架構
執行長兼店長
有限公司
優式租售管理加盟店
承攬16+兼職4
顧問有限公司
有限公司
（籌備中）
土木工程行
（規劃中）
正義國小加盟店
品佳不動產有限公司
（籌備中）
品客不動產有限公司
僅看財務報表
我們遇到什麼問題
公司快速成長，原有的紙本和人工管理方式已經到極限。
公司長大了，舊方法管不住
房地產業太傳統
我們已經做了什麼
已建立核心資料庫、9 套自動化機器人、7 個線上工具頁面，覆蓋招募、業務、管理等流程。
3.1 核心資料庫：Ragic
Ragic 是雲端資料庫平台，像進階版 Excel，可設定表單、權限、API 串接。我們依部門分頁籤，共建置 40+ 張表單，涵蓋公司所有核心業務。
| 頁籤（部門） | 主要表單 | 涵蓋業務 |
|---|---|---|
| 秘書（租賃） | 租客需求、每日工作行程、租賃物件、下架物件、委託屋主、聯盟單位物件 | 客戶需求登記、業務行程、房源上下架、屋主經營、聯盟房源同步 |
| 行政 | 打卡紀錄、合作廠商、通訊錄、意見回饋 | 考勤管理、廠商資料庫、內部通訊 |
| 裝潢（設計） | 潛在客戶、工程進度、報價單、輕裝修報價、工程標案 | 接案→報價→施工→驗收→請款全流程 |
| 管理 | 管理物件、公司案件、代管案件、分租案件 | 包租代管物件與合約管理 |
| 維修管理 | 工單管理、維修廠商、申報維修、代收垃圾 | 報修→派工→完工→驗收流程 |
| 財務 | 發票明細、銀行帳戶、採購/請款、零用金、零星支出 | 財務收支管理、採購簽核流程 |
| 人資 | 人事資料、排休紀錄、例假日與特休 | 入職、在職、離職、排休管理 |
| 投資 | 資產活化（591 物件 + 實價登錄估價） | 投資物件篩選與自動估價 |
| 系統運營 | 物件總表、屋主、租客、收款帳戶 | 跨部門共用資料整合樞紐 |
| 收付款 | 定金/斡旋、租押金/服務費 | 收定→簽約→催繳→收款 |
| 物件管理 | 物件（Building）、套房資訊、租約、電費表 | 代管租客、租約、水電費 |
| 租約管理 | 租客（含 LINE 綁定） | 租客資料與 LINE OA 綁定 |
| 教學 | 租賃學院、系統教學 | 員工教育訓練教材 |
| 資產負債 | 貸款支出 | 公司貸款與還款追蹤 |
以上表單之間透過連結欄位（Link）與自動載入互相關聯，例如：物件表連結屋主表、工程進度連結潛在客戶、收付款連結物件總表等，形成完整的資料關聯網絡。
3.2 九套自動化機器人
業務每天花 1-2 小時自己滑 591 找物件，看到喜歡的再手動記下來
系統每天自動找好、估好價、放進資料庫，業務只看結果
HR 自己登入 104，逐份履歷打開判斷適不適合
AI 自動篩選分類，HR 只看結論決定要不要約
設計師一直盯著 APP 等新案，手動搶常慢一步
機器人 24 小時盯著，自動搶案，搶到率大幅提升
主管要一個一個問「你行程填了沒？」
打兩個字「點名」，1 秒全部出來
沒人知道哪些物件廣告快到期，版位空著浪費錢
系統每天盯著，到期前自動通知負責人補上，版位不浪費
特助每天花 60% 時間爬 LINE 群組訊息，怕漏掉重要事
AI 每小時自動整理，只看摘要就知道各群組在聊什麼
秘書每個月要手動提醒每個人排班，常忘記
機器人每月自動提醒，附一鍵開啟排班表按鈕
3.3 七個線上工具頁面
員工和客戶都能在手機或電腦上直接使用。點擊可開啟實際頁面。
3.4 已建立的標準化制度
| 項目 | 說明 |
|---|---|
| 裝修報價標準 | 從實際案件拆解出 20+ 項工程單價基準（泥作、水電、木作、衛浴等），報價有依據 |
| 聯盟友店對接 SOP | 完整技術手冊，新合作友店照著做就能串接系統 |
| 新人報到手冊 | 新人入職流程標準化 |
接下來還想做什麼
以下是規劃中的數位化項目，也是希望申請補助來加速實現的部分。
1. 租金催繳自動化
目前 1 人靠手抄本管 300 間房、500 租客、300 房東的催繳。需求規劃已完成，尚未實作。
另含合約到期提前 60 天通知、水電費自動分攤。預估效益：催繳工作量減少 70%。
2. 紙本流程全面數位化
| 紙本現況 | 數位化目標 |
|---|---|
| 租約、契約鎖在檔案櫃 | 掃描建檔，到期日 / 金額自動提醒 |
| 簽核蓋章 → 拍照傳 LINE | 線上簽核，有紀錄可追溯 |
| 裝修驗收手寫填寫 | 表單化 + 手機拍照上傳 |
| 對帳單人工核對 | 系統自動比對 |
3. 包租代管系統建置
目前代管相關功能幾乎真空，多數仍靠紙本和口頭作業。需建置完整的包租代管數位管理系統：
| 模組 | 功能說明 |
|---|---|
| 代管案件管理 | 代管、分租案件的合約、屋主、租客資料集中管理，合約到期自動提醒 |
| 物件與套房管理 | 物件（Building）層級管理，下轄多個套房，各自獨立追蹤狀態、租客、租金 |
| 租約管理 | 租約起迄日、租金、押金、續約狀態，到期前自動通知 |
| 租客管理 + LINE 綁定 | 租客資料建檔、LINE OA 身份綁定，未來可接收催繳與合約通知 |
| 電費水費管理 | 電費表抄表紀錄、度數計算、費用分攤，取代手動計算 |
| 報價單系統 | 裝修報價單、輕裝修報價單數位化，自動計算工程管理費與稅額 |
| 代收垃圾 | 代管物件的垃圾代收排程與費用管理 |
| 排休與特休 | 員工排休紀錄、例假日管理、特休天數自動計算 |
4. 自建管理介面
Ragic 當資料庫好用但操作介面不夠友善，計畫自建操作介面：業務用物件管理、管理層用營運儀表板（一頁看完 7 間公司業績）、客戶用自助頁面（報修進度、繳費紀錄、合約查詢）。
5. 跨公司數據整合
7 間法人營運數據目前各自獨立。目標：一張報表看完所有公司業績、同一客戶跨公司紀錄自動關聯、財務報表自動彙整。
系統架構全貌
所有系統如何串在一起運作。
使用的工具
待補資料清單
以下資料補齊後即可提供顧問進行方案評估。